우편발송 자동화로 행정업무 부담 경감…23일부터 40개 행정기관 적용

국민권익위원회는 국민신문고를 통해 접수된 민원의 처리결과를 클릭 한번으로 민원인에게 우편 발송할 수 있는 시스템을 구축해 23일부터 각급 행정기관이 사용할 수 있도록 개통한다고 밝혔다.

이에 따라 민원인에게 배달되는 시간이 단축되고, 각급 기관 공무원들은 민원회신문 우편발송 업무에 투입되는 절차를 간소화하고 시간을 줄일 수 있을 것으로 보인다.

국민신문고(www.epeople.go.kr)는 정부에 대한 민원·제안·정책토론 등을 온라인으로 신청할 수 있는 범정부 국민소통 창구로, 모든 행정기관(중앙부처·지자체·교육청·해외공관)과 사법부, 주요 공공기관이 연결되어 있다.

국민신문고로 접수되는 민원은 한해 약 107만건에 달하는데, 이 중 85% 가량은 민원인이 국민신문고 홈페이지에 직접 접속해 민원 처리결과를 조회하고 있으며 나머지 15%는 처리결과를 우편으로 받기를 원하고 있다.

우편을 통한 회신을 위해서는 담당 공무원이 봉투에 주소를 기재하고 민원회신문을 출력해 우체국을 직접 방문해 발송하는데, 우편물 제작·발송 과정에 많은 시간이 소요되고 담당 공무원의 업무부하로 발송이 지체되는 경우도 있다.

또한 전국 각지에 거주하는 민원인에게 배달하기 위해서는 우편물 분류, 인근 우체국 배송 등에 시간이 소요되어 대국민 민원 서비스 품질 저하 요인으로 작용해 왔다.

권익위는 이를 개선하기 위해 우정사업본부와 업무협약을 체결하고, 국민신문고와 ‘e-그린우편서비스’ 간 연계 시스템을 구축해 민원 회신문의 우편발송을 자동화했다.

e-그린우편 서비스’는 우편물을 파일로 온라인상에서 접수받아 출력을 포함한 우편물 제작에서 배달까지의 과정을 우체국에서 대행한다.

민원담당 공무원이 국민신문고 시스템에서 발송 버튼을 클릭하면 수취인 거주지역과 가까운 전국 8개 제작센터에서 우편물 출력, 봉투제작·봉입 등 제작단계를 거쳐 민원인에게 배달된다.

이에 따라 민원처리 기관 내에서 우편물 접수, 우체국 내에서 지역별 분류·분배 단계 등을 거칠 필요가 없어져 민원인에게 회신문이 도착하는 시간이 짧아진다.

권익위는 이 시스템을 도입하기 위해 지난 2월부터 권익위로 접수되는 고충민원 처리업무에 시범 적용시켜 미비점을 보완하고, 수요조사를 통해 행안부·복지부·검찰청·인천시 등 40개 기관에 서비스를 개통했다.

권익위 관계자는 이 서비스를 이용함에 따라 우편물 한건을 출력해서 우체국에 접수하기까지 걸리는 업무처리시간이 절약되는 효과 등을 따져보면 연간 8억3000여만원 정도의 예산 절감 효과가 있다”며 “더욱 중요한 것은 민원인이 처리결과를 우편으로 통보받는 기간도 단축돼 범정부 민원서비스의 품질이 한 단계 올라갈 수 있다.