공증인법에 따른 공증사무는 종이문서만을 전제로 하여 전자문서(‘컴퓨터 등에 의해 전자적 형태로 작성되어 송·수신되거나 저장되는 문서’)에는 공증할 수 있는 근거나 방법이 없었다.
정보기술(IT)의 발달로 인하여 점차 많은 양의 문서가 전자문서로 작성되어 상거래에서 개인 간은 물론 기업 간에 문서를 전자적 방식으로 교환하고, 전자정관으로 회사를 설립하는 등 다양한 형태로 전자문서가 통용된다.
지난 2008년 1월 상업등기법에 따라 등기의 전자신청제도가 시행됨에 따라 등기 신청서에 첨부할 정관 등 공증을 받아야 하는 문서가 전자적으로 작성된 경우 이를 공증할 수 있는 새로운 제도의 필요성이 부각되어 지난해 2월6일 공포된 개정 공증인법에 전자공증제도가 도입된다.
하위법령 정비 및 전자공증시스템 구축
제도 시행을 위해 전자공증 관련 하위법령을 제 개정
지정공증인이 갖추어야 할 시설과 지정 신청에 대한 심사 등 지정절차에 관한 사항 등을 담은 ‘공증인법 시행령’이 7월 26.일 공포되고, 지정공증인으로 지정 받으려는 공증인의 지정 신청, 촉탁인·지정공증인이 사용하는 전자서명, 전자문서등에 대한 인증의 절차 등을 담은 ‘지정공증인의 사무처리 등에 관한 규칙’도 법무부령으로 7월 28일 제정, 공포했다.
법무부는 법 공포 후 1년 6개월의 준비기간 동안, 인터넷을 기반으로 한 전자공증시스템(http://enotary.moj.go.kr)을 개발, 구축했다.
지난 4월 시스템 개발을 완료하여 지난 5월부터 6월까지 2달간 시범운용을 실시한 후 법 시행과 동시에 본격적인 가동에 들어갔다.
전자공증제도란, 공증인 중에서 일정한 시설 등의 요건을 갖춰 법무부장관으로부터 별도 지정을 받은 공증인(‘지정공증인’)이 글·MS워드·PDF 파일 등 전자문서 및 종이문서를 스캔한 전자화문서에 전자적 방식으로 공증을 하는 제도이다.
사서증서 인증과 회사 설립 및 변경등기 등에 필요한 정관·법인의사록 인증 등 전자문서에 대한 전자적인 방식의 공증이 가능해짐으로써 편리성 도모, 개정 공증인법 상 전자공증에는 크게 전자문서의 인증과 전자화문서의 인증 등 2가지 방법이 있다.
전자문서의 인증은 촉탁인(전자공증을 의뢰한 신청인)이 글, MS워드, PDF 등의 형태로 작성한 법인정관·의사록, 그 밖에 문서에 전자서명을 하고, 지정공증인이 그 앞에서 그 전자서명이 본인의 것임을 확인하는 인증을 부여하는 방법임 (정관의 경우 발기인의 전자서명을 확인하고, 의사록의 경우 총회 등의 결의 절차 및 내용이 진실에 부합하는지도 확인) 한다.
전자화문서의 인증은 지정공증인이 촉탁 신청인의 종이문서를 스캔하여 PDF파일로 변환한 후 그 전자화된 문서에 원 종이문서와 대조, 서로 일치한다는 인증을 부여하는 방법이다.
언제, 어디서나 인터넷 연결이 가능한 곳이면 전자공증시스템에 접속하여 지정공증인을 선택하고 위와 같은 전자공증을 신청할 수 있다.
-전자공증시스템 인터넷회원 가입 후 자신의 공인인증서(NPKI)를 이용하여 로그인하여 온라인으로 공증 신청(이때 공증받을 전자문서를 시스템에 올려 공인전자서명) 한다.
-지정공증인으로부터 방문일자를 이-메일로 안내받아 공증사무소 방문
-지정공증인을 대면하여 전자문서 등에 인증을 부여받는다.
전자공증은 ‘공증’의 핵심적 요소를 그대로 가지고 있기 때문에 촉탁인이 공증사무소에 출석하여 공증인 앞에서 촉탁인이 맞는지, 문서가 진정한지 등을 확인받는 절차는 일반 공증과 다르지 않다.
부가적인 서비스로, 촉탁인이 전자문서 또는 전자화문서에 대한 공증을 받은 후 그 보관신청을 하는 경우 그 문서를 시스템 서버에 20년간 보관할 수 있고, 보관된 문서에 대해 동일정보 제공을 신청하여 인증된 전자문서와 동일한 문서를 언제든지 받을 수 있다.
시스템 서버는 광주 정부통합전산센터에 구축되어 관리(총 용량 5.2TB) 법무부는 7월 19일부터 공증인들로부터 지정공증인 신청을 받아 28일 현재 53명 접수 29일 및 오는 5일 지정공증인 대상자를 상대로 시스템 사전교육 실시한다.
법인등기를 위해 전자공증을 받은 전자정관 등 전자문서를 인터넷등기소를 통하여 제출하면 전자공증시스템과 연계하여 자동으로 공증 여부가 확인되도록 대법원 등기시스템과 연계하는 등 유관기관의 전산시스템과 다각도로 연계를 검토하여 추진할 예정이다.
그밖에 법무부는 전자공증제도의 정착을 위해 만전을 기하고, 다양한 여론 수렴과 연구를 지속하여 확정일자 부여 등 전자화 확대를 검토하는 등 전자공증제도의 발전과 공증제도의 선진화를 위하여 계속 노력할 예정이다.
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전자공증시대 개막
