충남도는 종이문서 생산을 최소화하기 위하여 종이 없는 Clean 사무실 조성운동을 추진한다고 5일 밝혔다.
도는 2004년도 전자결재제도 도입이후 전자문서 생산비율이 급격히 높아졌으나 아직도 종이문서가 많이 생산되고 있는 것을 개선하기 위하여 종이문서 결재 않기 운동전개 등을 통해 종이문서 생산량을 줄이고 도청이전시까지 사무실 캐비넷 3,221개를 1,000여개로 줄여나가 클린사무실을 조성했다.
이미 문서보존 방식이 종이에서 전자식으로 변경되었음에도 전자식이 정착되지 않은 것은 종이문서를 선호하기 때문인 것을 풀이되는데, 이번 운동으로 종이문서의 보존 D/B구축시 A4용지 1매당 430원씩, 연간 322백만원 정도의 예산을 절감하는 효과도 가져오게 된다.
도는 모든 종이문서 생산을 최대한 억제하고 전자적으로 생산하기 위한 ‘종이문서 최소화’의 실천과제로 종이문서 결재 않기, 운동 실천, 전자문서의 첨부물을 종이문서화 하지 않기, 전자생산 기록물을 출력·보관하지 않기, 각종 회의 개최시 종이 없는 영상회의 활용하기 등으로 정하고 전직원의 참여분위기 확산을 도모한다.
한편, 기존에 종이로 생산되어 보관중인 도정기록물은 올해부터 오는 2011년까지 연차적으로 총 24억의 예산을 투입, 현대적 보존문서 시스템인 자료관 전자시스템을 완료한다.
앞으로 자료관 전자시스템 구축이 마무리될 경우 현대화된 문서관리 통합시스템에서 행정정보를 언제 어디서든지 손쉽게 검색 및 활용할 수 있어, 최근 급증하는 도민들의 행정정보공개 청구에도 신속하게 처리가 가능하여 열린도정 실천에 크게 기여할 수 있을 것으로 기대된다고 말했다.
충남도 관계자는 과거를 모아 현재를 담고, 미래로 전한다!, 기록관리는 우리의 소중한 유산입니다’라는 캐치프래이즈 아래 추진되는 종이없는 Clean사무실 조성운동은 종이문서의 생산으로 유발되는 불필요한 비용절감과 더불어 도청 신청사 입주시 쾌적하고 여유로운 첨단 사무환경을 조성하는 계기가 될 수 있을 것”이라고 전망 했다.
충남도 종이 없는 Clean 사무실 조성
